Toetsorganisatie

Een adequaat ingerichte toetsorganisatie is voorwaardelijk voor het leveren van toetskwaliteit. De toetsorganisatie heeft betrekking op de taken, de verantwoordelijkheden en de inrichting van de toetsprocessen.

Waarom een toetsorganisatie?

Organisatie

Organiseren betekent het verdelen van de taken en de verantwoordelijkheden en tegelijkertijd het inrichten van de processen zodat er samenhang ontstaat. De Nederlandse Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) en de Nederlandse-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) leveren duidelijke kaders voor het opzetten van een efficiënte en effectieve onderwijs- (en daarmee ook toets-)organisatie waarbinnen zich een professionele samenwerkingscultuur kan ontwikkelen. Zo is het volgens de wet verplicht een examencommissie en een opleidingscommissie als onafhankelijk orgaan in te stellen en wordt de rol van een examinator door deze kaders bepaald. Als een opleiding deze kaders volgt moet duidelijk zijn wie voor welk aspect van de toetskwaliteit verantwoordelijk is; welke samenwerkingsvormen daaruit kunnen worden afgeleid; hoe de toetsprocessen ingericht moeten worden.

Praktijk

In de praktijk blijkt het adequaat inrichten van een toetsorganisatie niet eenvoudig. Vaak zijn de taken en de verantwoordelijkheden niet eenduidig belegd waardoor effectief en efficiënt werken complex wordt. Een en ander wordt mede veroorzaakt door het aantal actoren, dat een bijdrage aan de toetskwaliteit levert, de complexiteit van de toetsprocessen en de dynamiek in de omgeving. In een kleine organisatie, met eenvoudige processen in een stabiele omgeving, is de mate van specialisatie gering en de verdeling van taken eenvoudig. De meeste onderwijsinstellingen zijn relatief groot en de omgeving is verre van eenvoudig en stabiel. De toetsorganisatie moet op deze complexe en dynamische omgeving ingericht zijn.

Keten

Om toetskwaliteit te kunnen leveren is het cruciaal dat elke actor weet hoe de keten van toetsing en examinering eruit ziet, welke schakel zij in die keten zijn, wat er van hen verwacht wordt en wie eindverantwoordelijk is. Bij de inrichting van de toetsorganisatie moet rekening gehouden worden met een aantal situationele factoren zoals de grootte van de organisatie, de diversiteit en de complexiteit van de te leveren producten en diensten (dus de toetsen) en de complexiteit en de dynamiek van de omgeving.

Verdeling van taken en verantwoordelijkheden

Verschillende spelers

De verschillende actoren zoals een examinator, toetsdeskundige of roosteraar voeren elk één of meerdere activiteiten uit binnen een toetsproces. Op basis van de kwaliteitspiramide voor eigentijds toetsen en beoordelen zijn de volgende hoofdprocessen te onderscheiden.

Hoofdprocessen ontwerpen

- van het toetsbeleid
- van het toetsprogramma
- van en afnemen van een toets en toetsopdrachten (toetscyclus)

Ondersteunende processen

Daarnaast zijn er allerlei ondersteunende processen die mede de kwaliteit van de toetsing bepalen. Om de toetsen af te kunnen nemen moet er een toetsrooster worden opgesteld, examinatoren en/of surveillanten worden aangewezen en moeten er voldoende locaties en (ICT-)faciliteiten beschikbaar zijn die voldoen aan vooraf opgestelde eisen. Maar ook het verlenen van vrijstellingen, afhandelen van fraudegevallen, het professionaliseren van examinatoren zijn voorbeelden van processen die mede bepalend zijn voor de toetskwaliteit. Er is niet één proces met een eigen kwaliteitscyclus (Plan-Do-Check-Act) maar er is sprake van een proces van vele in elkaar grijpende cycli op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Processtappen

Elk proces bestaat uit processtappen waarvan per processtap helder moet zijn wat, wie, wanneer, hoe en met welke middelen de stap wordt uitgevoerd. Voor de operationele processen kan dit worden uitgewerkt in een processchema. Of de stappen uit een proces worden uitgewerkt tot op het niveau van een procedure of werkinstructie hangt mede af van de mate van complexiteit, belang, risico’s en routinematigheid.

Management

Afstemming van de verschillende processen is cruciaal. Het management heeft een belangrijke taak om de processen in te richten, te faciliteren en ruimte te bieden aan elke professional zodat deze binnen de aangegeven beleidskaders de vakinhoudelijke expertise kan inzetten. De examencommissie geeft advies en richtlijnen voor de inrichting van de toetsprocessen vanuit de verantwoordelijkheid voor kwaliteitsborging.

Positionering examencommissie

Positie

Een belangrijke kwestie is de positionering van de examencommissie binnen de toetsorganisatie.
De examencommissie heeft met het in werking treden van de Wet versterking besturing in 2010 als belangrijke taak gekregen de kwaliteit van de toetsen en examens te borgen. Daarmee heeft de examencommissie een belangrijke richtinggevende en controlerende rol ten aanzien van het kwaliteitssysteem rondom toetsing en examinering en dus ook een controlerende rol over de inrichting van de toetsorganisatie.

Praktijk

In de praktijk blijkt dat vooral deze rol van ‘wakend oog’ vragen oproept zoals wie stuurt de examencommissie aan, wie is verantwoordelijk voor de toetskwaliteit en wat is de rol van toetsdeskundigen die binnen het instituut/de opleiding werkzaam zijn?
De verantwoordelijkheid voor het leveren van toetskwaliteit ligt bij het management zoals weergegeven in het figuur hieronder. Essentieel is dat de examencommissie haar taken als ‘wakend oog’ kan uitvoeren vanuit een onafhankelijke positie en - om die reden - geen taken overneemt van de ‘lijn’.

Sfeerafbeelding Fontys

Proactief

De examencommissie stelt, vanuit een proactieve rol, richtlijnen op voor de kwaliteitsborging en monitort of de richtlijnen worden opgevolgd. Voorbeelden van richtlijnen zijn: het gebruik van ontwerpcriteria voor het maken van toetsen zoals validiteit, betrouwbaarheid en transparantie, het uitvoeren van toetsanalyses en toetsprocedures. Het is de taak van het opleidingsmanagement om de richtlijnen te implementeren en te zorgen dat deze worden uitgevoerd. Het is uitdrukkelijk niet de taak van de examencommissie om zelf alle toetsen te controleren. Dat is namelijk een integraal onderdeel van de toetscyclus1 die onder verantwoordelijkheid van het opleidingsmanagement plaatsvindt. De examencommissie monitort wel regelmatig of de richtlijnen worden opgevolgd en eventueel bijgesteld moeten worden. Monitoring kan bijvoorbeeld via een steekproefsgewijze beoordeling van toetsen, een peerreview op de beoordeling van afstudeerwerkstukken of gesprekken met examinatoren en studenten over ervaren knelpunten.

Afhankelijkheidsrelatie

Het is van essentieel belang dat zowel de directeur als de examencommissie beseffen dat zij zich in een wederzijdse afhankelijkheidsrelatie bevinden en hier ook naar handelen. Indien het toetssysteem namelijk niet op orde is houdt zowel de examencommissie als de directeur zich vaak bezig met ‘brandjes blussen’. Deze fase kenmerkt zich onder andere door veel klachten en individuele verzoeken van studenten (activiteitgeoriënteerde fase, zie 4.5). Eenmaal op ketenniveau is er voldoende garantie dat de toetsing op orde is en zijn er minder controles en interventies van examencommissie en management nodig.

Dilemma's

Een van de dilemma’s die zich kan voordoen is dat de examencommissie hogere eisen stelt aan de kwaliteitsborging dan de lijnorganisatie aan kan. De examencommissie kan dan ‘in de valkuil lopen’ taken van de lijn over te nemen waardoor ze geen ‘wakend’ oog meer is.


Bronnen
Jaspers, M., & Zijl, E. van. (2014). Samenwerken aan toetskwaliteit in het Hoger Onderwijs. Eindhoven, Nederland: Fontys Hogescholen.