Q&A

1. Is MS Teams veilig om voor mijn bijeenkomsten te gebruiken?

​​Ja. MS Teams maakt deel uit van het standaardpakket Office 365 en wordt Fontysbreed ondersteund.

2. Wanneer heb ik een eenmalige online bijeenkomst of wanneer maak ik een team aan?

Dat is vooral afhankelijk van de afspraken en keuzes binnen je instituut/ opleiding: werken jullie zoveel mogelijk vanuit de bestaande online omgeving en wil je daarop aansluitend een online bijeenkomst organiseren of wil je je onderwijs organiseren met MS Teams als basis.  

3. Zijn er vanuit Dienst IT camera’s/ headsets/ iPad's etc. beschikbaar om mee te nemen naar huis i.v.m. online lesgeven met MS Teams? 

Op dit moment zijn er geen mogelijkheden om materialen op te halen. Wellicht zijn hierover binnen jouw instituut/ opleiding andere afspraken gemaakt. 

4. Mag ik mijn bijeenkomst / les zomaar opnemen? Of moet ik daarvoor iedereen om toestemming vragen?

Er leven op dit moment veel vragen m.b.t. opname van lesmateriaal en/of toetsen, ook omdat bijvoorbeeld MS Teams dit mogelijk maakt. Het is goed om daarover samen afspraken te maken, over hoe we hier als Fontys mee om gaan. De AVG vindt hier ook wat van, hieronder de principes. 

1. geen heimelijke opnames

Als we iets willen opnemen dan doen we dat niet stiekem. We zijn transparant over wat we doen en als we iets willen opnemen dan spreken we dit af voordat een vergadering, les of toets begint. 

2. als we iets opnemen hebben we daarbij een duidelijk doel voor ogen, dat we vastleggen.

We gaan niet zo maar dingen opnemen, voor het geval het misschien later eventueel handig is. We denken hierover na, leggen dit vast in een document (inclusief waarom we dat doen) en communiceren daarover. Ook een Medezeggenschapsraad mag hier iets van vinden. 

3. We kiezen daarbij de meest privacy-vriendelijke oplossing

We nemen alleen iets op als dit noodzakelijk is voor het doel wat we gesteld hebben en alleen als we geen privacy-vriendelijkere manier hebben kunnen bedenken. Een voorbeeld van het opnemen van een privacy-vriendelijke les zou bijvoorbeeld kunnen zijn: afspreken met de studenten om hun microfoon en beeld uit te zetten, alleen op te nemen als je als docent aan het woord bent en diegene die niet opgenomen willen worden de kans geven vragen te stellen nadat de opname is gestopt. 

Voor toetsen zal er ook identificatie moeten plaatsvinden. Dat kun je doen door online het ID te laten zien aan een beperkte groep (de assessoren). Neem deze identificatie niet op, het is voldoende om op een formulier aan te geven dat dit is gebeurd.4. Wij doen aan data minimalisatie

Wij slaan niet meer persoonsgegevens op dan noodzakelijk is, wij nemen dus ook niet meer op dan noodzakelijk is. Het is ook fijn om afspraken te maken studenten om niet iedere student te laten opnemen, maar om dit centraal te doen als de studenten dit nodig hebben voor het onderwijs (1x opslag= data minimalisatie). 

4. Toestemming vragen van een student is een moeilijke basis

Er wordt veel gevraagd: "als ik toestemming krijg van mijn studenten, mag ik dan opnemen?" Onder de AVG moet toestemming vrijelijk gegeven worden en tussen de docent en de student is er een machtsverhouding, hoe goed de verhoudingen vaak ook zijn. Toestemming is daardoor niet veel waard, zeker niet vlak voor het afnemen van bijvoorbeeld een toets. Vraag daarom niet om toestemming. 

Opnemen doen we in het kader van gerechtvaardigd belang, zoals het in de AVG heet, dus omdat het voor ons onderwijs noodzakelijk is. Het tegengaan van fraude mag daarbij uitdrukkelijk ook als noodzakelijk worden gezien. Daarbij kan een student of docent dus ook niet weigeren (bij toestemming kan dat wel). Als een student of docent bezwaar heeft dan worden de privacybelangen per individu afgewogen bijvoorbeeld door de examencommissie of door het MT.

5. Hoe kunnen medewerkers gebruikmaken van de opnamefaciliteiten in de gebouwen R3 en P8?

Gebouw P8, campus Stappegoor in Tilburg

Het gebouw is open voor het gebruik van de opnamestudio.  

Procedure: 

• De beheerder van de studio in P8 is Peer van Sprang; neem contact met hem op als je gebruik wilt maken van de opnamestudio via p.vansprang@fontys.nl of 08850 72489.

• De studio is alleen op afspraak te gebruiken en in aanwezigheid van de beheerder.

• Peer van Sprang ondersteunt bij het gebruik van de studio.

• Peer van Sprang heeft tussen 8.00 -17.00 uur toegang tot gebouw P8 om te ondersteunen in het gebruik van de studio; hij komt op het afgesproken tijdstip naar het gebouw toe.

• Peer van Sprang geeft aan de facility managers van Stappegoor (Simon Bergmans, assistent facility manager, via s.bergmans@fontys.nlen Roderick Buikema, facility manager, via r.buikema@fontys.nl) door wie er op welk tijdstip toegang moet krijgen tot P8.

• Peer van Sprang is bekend bij de facility managers van Stappegoor (Simon Bergmans en Roderick Buikema) als beheerder van de studio in P8. 

Gebouw R3, campus Rachelsmolen in Eindhoven

Gebouw R3 is open voor gebruik van MediaSite in collegezaal R3. 

 Procedure: 

• Medewerkers kunnen tussen 8.00 – 17.00 uur toegang krijgen tot gebouw R3; zij krijgen toegang tot de betreffende collegezaal met MediaSite. Deze voorziening kan ook gebruikt worden door mensen die daarmee al eens in ander gebouw hebben gewerkt.

• Medewerkers dienen zich - om toegang te krijgen - van tevoren aan te melden bij de facility managers van Rachelsmolen (Niels Kuijpers, assistent facility manager via n.kuijpers@fontys.nl en Desiree Hendrix, facility manager, via d.hendrix@fontys.nl).

• Voor inhoudelijke vragen kan contact opgenomen worden met beheerder Marcel Heling (m.heling@fontys.nl of 08850 78180). 

6. Hoe zit het met mijn foto en thumbnails in Teams in relatie tot de AVG?

​Voor MS Teams gelden de algemeen geldende AVG-regels voor Software-applicaties. MS Teams is een door Fontys goedgekeurde applicatie, de AVG is hierin goed toegepast. Voor het gebruik van foto's en thumbnails geldt verder de wetgeving voor auteursrecht en beeldrecht. Meer daarover vind je op het Fontys AuteursrechtInformatiepunt.  Wil je je pasfoto niet in MS Teams tonen? Dan kun je die weghalen. Je bent dan minder herkenbaar omdat alleen je initialen zichtbaar zijn. (klik op je pasfoto rechtsboven, klik op 'Afbeelding wijzigen', klik op 'afbeelding verwijderen').