Q&A

Techniek MS Teams

1. Hoe kan ik ervoor zorgen dat niet iemand anders mijn scherm overneemt tijdens een bijeenkomst?

Om te beginnen: maak aan het begin van een les duidelijke werkafspraken met de deelnemers, daarmee ondervang je al veel.
Vervolgens door onderstaande opties in te schakelen is het technisch niet mogelijk voor de deelnemer om het scherm over te nemen: 

  • Als jij je scherm deelt met je deelnemers, kunnen zij dit niet "overnemen", maar één persoon tegelijk kan in een vergadering zijn scherm delen. 
  • Als jij een PowerPoint deelt met deelnemers kunnen zij daar wel in bladeren en zelfs de presentatie overnemen. Dit kun je voorkomen door de instellingen aan te passen in de vergadering nadat je deze hebt aangemaakt maar voordat deze is begonnen. Je gaat hiervoor naar 'Vergaderopties'. Klik bij 'Wie kan presenteren?' op 'Alleen ik'.

2. Als een les live wordt opgenomen zijn de webcams van de deelnemers ook zichtbaar. Hoe kun je dit oplossen?

Als je de les opneemt en je wilt de deelnemers niet in beeld hebben, vraag ze dan de webcam uit te zetten. Ze kunnen dit doen door op de werkbalk van de videovergadering het camerasymbooltje op uit te zetten. 

3. Ik wil een PowerPoint delen tijdens een online bijeenkomst en de chats zien die binnenkomen. Hoe doe ik dat?

Wanneer je een PowerPoint deelt tijdens een les of vergadering kun je de chats die horen bij deze vergadering rechts in beeld krijgen. Het venster met chats open je door tijdens de les op het icoontje van een tekstballon te klikken in de werkbalk van de videovergadering (verschijnt als je met je muis over je beeldscherm gaat). Zo kun je zien welke vragen of opmerkingen er binnenkomen tijdens je bijeenkomst.

4. Hoe kan ervoor zorgen dat ik tijdens een bijeenkomst of presentatie geen storende pop-ups van chatberichten in beeld krijg? 

​In MS Teams kun je op twee manieren zorgen dat je minder of geen last hebt van de pop-ups tijdens een bijeenkomst: 

1. Rechtsboven staat je profielfoto in beeld. Klik daarop en stel je beschikbaarheid in. Zet je je beschikbaarheid op 'Niet storen' dan worden geen meldingen getoond van binnenkomende chatberichten. 

2. Klik je rechtsboven bij je profielfoto op 'Instellingen', dan kun je bij het tabblad 'Meldingen' aangeven welke pop-ups (banner heet dat in MS Teams) je wel wilt zien en welke niet. Je kunt daar de banner van Chatberichten, reacties op gesprekken etc. uitzetten.  

5. Ik krijg een wit scherm als ik MS Teams opstart. Hoe los ik dit op?

Door je af te melden bij MS Teams. Klik hiervoor onder in de taakbalk op het MS Teams-icoontje met je rechtermuisknop. Kies voor Afmelden. Open vervolgens MS Teams en meld je opnieuw aan met je account. 

6. Mijn microfoon werkt niet in MS Teams, wat moet ik doen?

​Het niet werken van de microfoon kan verschillende oorzaken hebben. In MS Teams kun je dat controleren en instellen. Bij de Instellingen (via je Profielfoto rechtsboven) kun je in het Tabblad 'Apparaten' een testgesprek uitvoeren. Daar worden ook oplossingen geboden als het niet goed werkt. Controleer ook of het juiste invoerapparaat is gekozen (je laptop microfoon of een headset met microfoon). Zorg dat bij de 'Instellingen', tabblad 'Machtigingen Media' (camera, microfoon, luidsprekers) gemachtigd zijn voor toegang. 

7. Kan ik mensen van buiten Fontys toevoegen aan de MS Teams - omgeving?

Ja, dat kan. Je kunt mensen zonder een Fontys-account (PCN@fontys.nl of PCN@student.fontys.nl) via een eigen e-mailadres toevoegen. Zij worden dan een "Gast" en kunnen met dit gastaccount alles meedraaien en volgen. Dit zou bijvoorbeeld ook een gastdocent van buiten Fontys kunnen zijn. 

Er zijn twee werkwijzen:

  • Je voegt een e-mailadres van een externe toe aan de vergadering via de knop 'Deelnemers weergeven' als de vergadering al gestart is.  
  • Bij het maken van een nieuwe vergadering voeg je meteen het e-mailadres toe aan de genodigden. De ontvanger krijgt dan een link naar de vergadering en kan zo deelnemen.  

Let op: vraag de externe naar het e-mailadres waarmee ze het Teams-account hebben. 

Probleem zou kunnen zijn dat de organisatie waar zij werken en MS Teams gebruiken dit blokkeert. Vaak lijkt het dan of deze externe gasten moeten inloggen met een Fontys account. Oplossing hiervoor is ze uit te nodigen op een privé e-mailadres in plaats van hun werk e-mailadres.

8. Moet ik iedere deelnemer handmatig toevoegen aan een vergadering of kan ik ook in Outlook de distributielijsten gebruiken?

Ja dat kan, maar niet in MS Teams, wel in Outlook, volg deze stappen: Maak eerst een vergadering aan in MS Teams met één genodigde (bijvoorbeeld een collega) en verzend die. Ga vervolgens naar je Outlook Agenda, open daar de vergadering en nodig je deelnemers uit met behulp van de distributielijst. 

9. Waar staat een opname van een bijeenkomst en kan iedereen die de link heeft deze opname zien? 

Een opname van een les komt in Stream te staan. Ga naar 'office.com' en vervolgens naar 'Stream'. Klik op 'Mijn inhoud' en vervolgens 'Video's'. 

Degene die de opname heeft gemaakt is de eigenaar van de opname. Alleen de eigenaar en de deelnemers aan de les kunnen de video bekijken. 

Wil je de opname delen met deelnemers die niet aan de les hebben deelgenomen, dan moet de eigenaar hiervoor toestemming geven of de video downloaden. 

De normale AVG-afspraken zijn ook hier van toepassing.

10. Hoe kan ik het beste tekenen tijdens een MS Teams-vergadering?

Hiervoor kun je het Microsoft Whiteboard gebruiken. Met MS Whiteboard kunnen deelnemers aan een MS Teams-vergadering gezamenlijk tekenen, schetsen en schrijven op een gedeeld digitaal canvas.

Hoe open je MS Whiteboard? Als je in een MS Teams-vergadering of les zit, klik op het pictogram 'Delen'. In de sectie 'Whiteboard' kies voor 'Microsoft Whiteboard'.

Meer informatie over MS Whiteboard vind je op de pagina van Microsoft.

Als je als presentator alleen zelf wil tekenen kun je hier ook een andere tool voor gebruiken bv Paint en dan je scherm delen.

I.p.v. Paint kun je ook MS Whiteboard als app buiten MS Teams openen en in deze tekenen. Whiteboard ondersteunt een Tekenpad perfect en Paint niet.

11. Hoe kan ik het geluid van iedere deelnemer uitzetten, zodat er niet teveel geluiden storen tijdens mijn les? 

Om te beginnen: maak aan het begin van een les duidelijke werkafspraken met de studenten, zoals: zet allemaal je microfoon uit. Daarmee ondervang je al veel.
Maar jij kunt als organisator van de vergadering ook alle microfoons in een keer dempen. Daarvoor klik je in de werkbalk van de videovergadering (verschijnt als je met je muis over je beeldscherm gaat) op het knopje "Deelnemers weergeven". In het scherm dat dan rechts openklapt zie je bovenaan de optie 'Allen dempen'. Als je daarop klikt, zet je met één klik alle microfoons uit.

12. Kan ik een extra camera aansluiten? Zo ja: hoe kan ik switchen van camera in MS Teams?

Ja, het is mogelijk om een extra camera aan te sluiten, bijvoorbeeld een webcam.

Switchen tussen twee camera's gaat via 'Apparaat instellingen'. Wanneer je in een overleg zit, klik in de menubalk op de drie puntjes. Een menu opent. Kies voor 'Apparaat instellingen'. Onder het kopje 'Camera' kun je de camera selecteren die je wilt laten zien. 

Het menu 'Apparaat instellingen' is niet zichtbaar voor de deelnemers en kun je openlaten staan. Zo kun je gemakkelijk switchen tussen twee camera's tijdens je overleg of les.

Als je videobelt en je hebt meerdere webcams dan komt er bij jouw eigen voorbeeldvideo een knop (als je er overheen beweegt) om te wisselen. Dat is nog sneller.

13. Is het mogelijk om meerdere accounts in MS Teams te hebben?

MS Teams ondersteunt wel meerdere organisatieruimten, daar kun je tussen switchen via je Profiel rechtsboven. Switchen tussen meerdere MS Teams-accounts kan alleen door je af te melden en opnieuw in te loggen met een ander account. Word je als Gast uitgenodigd met je standaardaccount, dan wordt de koppeling wel gemaakt en kun je rechtsboven switchen. Je neemt dan deel als gast aan een Team op uitnodiging, en dat vereist dus geen tweede account.

14. Hoe moet ik MS Teams configureren op mijn MacBook? 

Dat is vergelijkbaar met installeren op een Windows laptop. Ga naar portal.office.com. Log in met je Fontys-gegevens. Open MS Teams. Download MS Teams. Installeren met het wachtwoord van je MacBook of met je vingerafdruk. Aanmelden met je PCN@fontys.nl of PCN@student.fontys.nl. Je krijgt dan een Fontys inlogpagina waar je je Fontys wachtwoord invult. Je kunt dan werken met MS Teams. 

 

15. Hoe stel ik alle leden op de hoogte van dit MS Teams team? Hoe nodig ik hen uit om lid te worden?

Als je mensen toevoegt aan een team, krijgen ze een mail op hun Fontysmail. 
Op https://fontys.nl/online/  staan twee instructievideo's die dit toelichten.

16. Als ik een kanaal maak kan ik kiezen tussen een openbaar kanaal of een privékanaal. Wat is het verschil? Wat kan ik het beste gebruiken?

Wanneer je een team aanmaakt en hier kanalen onder plaatst, zijn deze kanalen voor alle leden zichtbaar. De leden kunnen in alle kanalen een post plaatsen, bestanden uploaden en notities toevoegen. Maak je een privékanaal binnen het team, dan is dit kanaal alleen toegankelijk voor een beperkt aantal leden uit het team. De overige leden uit het team hebben geen toegang in dit kanaal. Je kiest voor een privékanaal als je een specifieke groep mensen wilt laten samenwerken binnen een grotere groep mensen, zonder dat je hiervoor een nieuw team hoeft aan te maken en beheren.

17. Hoe kan ik in één keer de deelnemers van een team of kanaal uitnodigen zonder alle namen opnieuw in te tikken?

Klik op 'Lid toevoegen' en typ vervolgens de naam van het team in. Klik op 'Toevoegen'. Alle deelnemers van dit team, zijn nu ook toegevoegd aan het nieuwe team. Je kunt alleen op teamniveau leden toevoegen aan een ander team. De leden van een specifiek kanaal kun je niet toevoegen aan een nieuw team of kanaal.

18. Kan ik tijdens een vergadering met andere groepen of andere kanalen chatten?

J​a dat kan. De linker knoppenbalk blijft steeds zichtbaar. Als je binnen een vergadering zit en je wilt naar een ander kanaal, klik je links weer op 'Teams'. Op dat moment wordt je vergadering klein gemaakt en blijft wel in beeld. Je kunt dan naar het andere kanaal om daar dan een chat te lezen of te plaatsen. Er kan maar één videochat tegelijk plaatsvinden. Krijg je een tweede binnen en je wilt die beantwoorden, dan wordt de eerste in de wacht geplaatst. Je kunt dus wisselen tussen twee videochats.

19. Kunnen studenten ook video's via MS Teams inleveren? 

Ja, dat kan. Als zij de video als een mp4-bestand hebben, kunnen zij deze uploaden als bestand. Het is wel de vraag of je dit moet willen. Als het een video is die als eindwerk van een opdracht moet worden ingeleverd, dan moet dat via de kanalen die daarvoor normaal gesproken ook voor gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld GradeWork.

20. Ik werk nu thuis en wil niet dat mijn huis en/of huisgenoten in beeld komen tijdens een vergadering. Kan dit?

Ja, dat kan. In het scherm van de vergadering zie je op de videochat-werkbalk drie puntjes. Klik hierop en klik op 'Achtergrond vervagen'. Nu ben je alleen zelf in beeld. 

21. Wat is de beste manier om (grotere aantallen) deelnemers toe te voegen aan een team? Het één voor één ingeven van de namen of het werken met distributielijsten vanuit Outlook werkt niet heel handig, ook het sturen van een link niet.

Laat iedere eigenaar van een team een code genereren [Team beheren, Instellingen, Teamcode] waarmee studenten toegang kunnen krijgen. Maak op een centrale plek een document aan waarin wordt vermeld wie er teameigenaar (docenten) zijn, om welke klas/les het gaat en wat de code is om toegang te krijgen tot het team. Zo raken studenten niet in de war en hebben ze op één plek een totaaloverzicht. Zie ook de instructievideo:
 Hoe maak ik als docent een vak/team aan en genereer ik een code .

22. Ik ben lid van meerdere teams. Hoe kom ik vanuit het ene team in het andere terecht?

Dubbelklikken op knop [Teams] in het linkermenu. Dan kom je weer op het overzicht met alle teams waar je lid van bent. 

Om makkelijk te kunnen switchen tussen Teams kun je bij Instellingen (rechtsboven op het tandwieltje) kiezen voor 'Weergave wijzigen'. Kies voor' Lijstweergave'. 
Dit heeft als voordeel dat je ook de kanalen van een Team waar je op dat moment veel mee werkt kunt uitvouwen.

23. Hoe kan ik een vergadering in Outlook maken waarbij ik vergaderopties kan toevoegen? 

Als je via Outlook een groep mensen uit wilt nodigen en je wilt vergaderopties toevoegen (zoals wie mag presenteren etc.) 

  • Maak éérst in MS Teams een vergadering en vul tijd, locatie etc. in.
  • Je moet wel minimaal één genodigde in het veld toevoegen (bijv. een mede-docent)  
  • Let op: geef ook het Team en kanaal aan waar de vergadering bijhoort. (Een privé kanaal kun je niet kiezen.)
  • Klik eerst op 'Verzenden'. 
  • Open dan je agenda in de linkerkolom. 
  • Dubbelklik op het agenda- item.  
  • In de uitnodiging is nu de link naar de vergadering ingevuld. 
  • In de grijze balk bovenaan het item staat nu: 'Vergaderopties' 
  • Daar vink je aan hoe je de vergadering wilt organiseren. 
  • Sluit het agenda-item en ga naar Outlook. 
  • De vergadering staat nu in je agenda en je kunt nu in Outlook de namen van studenten toevoegen en de uitnodiging verzenden aan de hele groep. 

Instructievideo: Hoe start ik zonder Team een vergadering? 

24. Wat doe je als de videoverbinding wegvalt tijdens een les?

Wanneer de videoverbinding in MS Teams wegvalt, zorg dan dat je les ook te volgen is met alleen audio. Bijvoorbeeld door te zorgen dat de PDF van je presentatie ook op FontysConnect staat of in MS Teams, met op elke dia een nummer, zodat je kunt zeggen: "We gaan nu naar dia 4.".

25. Ik heb een opname gemaakt in MS Teams en krijg een melding dat deze is opgeslagen in Stream maar kan deze nergens terugvinden.

Het plaatsen van een opname in Stream kost drie keer zoveel tijd als de opname lang is. Een video van één uur duurt dus drie uur om beschikbaar te komen in Stream. Houd er rekening mee dat een opname maximaal vier uur lang mag zijn. Het advies is om lange sessies op te knippen in meerdere korte sessies van bijvoorbeeld één of twee uur. Deze sessies dien je afzonderlijk in te plannen in de agenda van MS Teams.

26. Ik kan geen bericht plaatsen in een team. Ik krijg de melding ‘je bent gedempt’. Waar zit de instelling om dit aan te passen?

De eigenaar van een team kan aangeven of studenten gedempt moeten worden in het team. Als ze gedempt zijn, dan kunnen ze geen berichten plaatsen. De instelling hiervoor staat onder Team beheren > Leden. Hier kan de eigenaar per student aangeven of deze gedempt moet worden of niet. Meer informatie vind je op de pagina van Microsoft: 

https://support.office.com/nl-nl/article/opmerkingen-van-leerlingen-studenten-in-een-klas-team-dempen-a378de16-ffc0-420c-b08d-e17ec08e7c17?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Let op: deze optie zoals hier beschreven kan alleen in het type Classroom-team. Als er voor een ander type team is gekozen met je deelnemers kan het niet.

27. Hoe kan ik het geluid bij een YouTube filmpje delen tijdens een meeting?

Op de pagina Thuiswerken staat een korte handleiding om het systeemgeluid te delen met deelnemers van een meeting.

 

28. Waar moet ik rekening mee houden bij het gebruik van foto's voor Online lessen? 

Bij online lessen gelden dezelfde regels als bij fysieke lessen. Deze regels gelden overigens ook voor het gebruik van beeldmateriaal waar dan ook.  Op de website van het Fontys AuteursrechtInformatiepunt vind je meer over de wetgeving, de uitzonderingen voor het onderwijs én een aantal links naar websites voor 'gratis' beeldmateriaal voor je lessen. 
Wil je je verder verdiepen in het beeldrecht, kijk dan eens op de website ‘Visuele Beeldrechten Nederland’: https://pictoright.nl/auteursrecht/ -

29. Hoe kan ik in de Teams chat een vraag insluiten en daarop het antwoord sturen? 

​In de desktop app van Teams is het niet mogelijk de vraag of reactie van een ander in te sluiten in je antwoord. Dat kan alleen door het bericht te kopiëren in je eigen antwoord en eventueel cursief te maken. 
In de mobiele app van Teams (via iPad of smartphone) is dit wel mogelijk:
je veegt in de mobiele app de reactie naar rechts en die komt als een blokje in beeld. Typ je antwoord en het bericht wordt ingesloten. (Deze optie is vergelijkbaar met de optie in WhatsApp die bij velen bekend is) 

30. Kan ik snel een poll maken in teams? 

Ja dat kan door @Forms te typen in een nieuwe post, dan krijg je de optie om een vraag te stellen met maximaal 6 antwoord opties. Bijvoorbeeld: @Forms Welke kleur vindt u mooi? Rood, groen, geel, paars, blauw, oranje. Er moet wel bij gezegd dat het niet werkt in een privékanaal.

 

31. Kan ik in Teams tijdens het videochatten ook een andere achtergrond kiezen? 

​Ja, dan kan sinds half april 2020. Klik tijdens de meeting op de ... puntjes op de werkbalk. 
Kies voor Achtergrondeffecten weergeven Je kunt dan kiezen voor het vervagen van je bestaande achtergrond of een standaardfoto. Dit werkt overigens alleen in de Teams App, nog niet in de online versie van Teams via de browser. 
Later wordt de mogelijkheid toegevoegd om een eigen achtergrondfoto te uploaden. Wil je daar niet op wachten, dan vind je hier een korte handleiding waar je je foto's kunt plaatsen zodat ze zichtbaar zijn bij de achtergronden in Teams:

https://connect.fontys.nl/diensten/IT/handleidingen/Paginas/Handleiding-Thuiswerken.aspx#teamsachtergrond