Q&A

Hier vind je de meestgestelde vragen en antwoorden over het werken met tools voor online onderwijs. Deze Q&A wordt regelmatig geactualiseerd.

  • Techniek MS Teams

    1. Hoe kan ik ervoor zorgen dat niet iemand anders mijn scherm overneemt tijdens een bijeenkomst?

    Om te beginnen: maak aan het begin van een les duidelijke werkafspraken met de deelnemers, daarmee ondervang je al veel.
    Vervolgens door onderstaande opties in te schakelen is het technisch niet mogelijk voor de deelnemer om het scherm over te nemen: 

    • Als jij je scherm deelt met je deelnemers, kunnen zij dit niet "overnemen", maar één persoon tegelijk kan in een vergadering zijn scherm delen. 
    • Als jij een PowerPoint deelt met deelnemers kunnen zij daar wel in bladeren en zelfs de presentatie overnemen. Dit kun je voorkomen door de instellingen aan te passen in de vergadering nadat je deze hebt aangemaakt maar voordat deze is begonnen. Je gaat hiervoor naar 'Vergaderopties'. Klik bij 'Wie kan presenteren?' op 'Alleen ik'.

    2. Als een les live wordt opgenomen zijn de webcams van de deelnemers ook zichtbaar. Hoe kun je dit oplossen?

    Als je de les opneemt en je wilt de deelnemers niet in beeld hebben, vraag ze dan de webcam uit te zetten. Ze kunnen dit doen door op de werkbalk van de videovergadering het camerasymbooltje op uit te zetten. 

    3. Ik wil een PowerPoint delen tijdens een online bijeenkomst en de chats zien die binnenkomen. Hoe doe ik dat?

    Wanneer je een PowerPoint deelt tijdens een les of vergadering kun je de chats die horen bij deze vergadering rechts in beeld krijgen. Het venster met chats open je door tijdens de les op het icoontje van een tekstballon te klikken in de werkbalk van de videovergadering (verschijnt als je met je muis over je beeldscherm gaat). Zo kun je zien welke vragen of opmerkingen er binnenkomen tijdens je bijeenkomst.

    4. Hoe kan ervoor zorgen dat ik tijdens een bijeenkomst of presentatie geen storende pop-ups van chatberichten in beeld krijg? 

    ​In MS Teams kun je op twee manieren zorgen dat je minder of geen last hebt van de pop-ups tijdens een bijeenkomst: 

    1. Rechtsboven staat je profielfoto in beeld. Klik daarop en stel je beschikbaarheid in. Zet je je beschikbaarheid op 'Niet storen' dan worden geen meldingen getoond van binnenkomende chatberichten. 

    2. Klik je rechtsboven bij je profielfoto op 'Instellingen', dan kun je bij het tabblad 'Meldingen' aangeven welke pop-ups (banner heet dat in MS Teams) je wel wilt zien en welke niet. Je kunt daar de banner van Chatberichten, reacties op gesprekken etc. uitzetten.  

    5. Ik krijg een wit scherm als ik MS Teams opstart. Hoe los ik dit op?

    Door je af te melden bij MS Teams. Klik hiervoor onder in de taakbalk op het MS Teams-icoontje met je rechtermuisknop. Kies voor Afmelden. Open vervolgens MS Teams en meld je opnieuw aan met je account. 

    6. Mijn microfoon werkt niet in MS Teams, wat moet ik doen?

    ​Het niet werken van de microfoon kan verschillende oorzaken hebben. In MS Teams kun je dat controleren en instellen. Bij de Instellingen (via je Profielfoto rechtsboven) kun je in het Tabblad 'Apparaten' een testgesprek uitvoeren. Daar worden ook oplossingen geboden als het niet goed werkt. Controleer ook of het juiste invoerapparaat is gekozen (je laptop microfoon of een headset met microfoon). Zorg dat bij de 'Instellingen', tabblad 'Machtigingen Media' (camera, microfoon, luidsprekers) gemachtigd zijn voor toegang. 

    7. Kan ik mensen van buiten Fontys toevoegen aan de MS Teams - omgeving?

    Ja, dat kan. Je kunt mensen zonder een Fontys-account (PCN@fontys.nl of PCN@student.fontys.nl) via een eigen e-mailadres toevoegen. Zij worden dan een "Gast" en kunnen met dit gastaccount alles meedraaien en volgen. Dit zou bijvoorbeeld ook een gastdocent van buiten Fontys kunnen zijn. 

    Er zijn twee werkwijzen:

    • Je voegt een e-mailadres van een externe toe aan de vergadering via de knop 'Deelnemers weergeven' als de vergadering al gestart is.  
    • Bij het maken van een nieuwe vergadering voeg je meteen het e-mailadres toe aan de genodigden. De ontvanger krijgt dan een link naar de vergadering en kan zo deelnemen.  

    Let op: vraag de externe naar het e-mailadres waarmee ze het Teams-account hebben. 

    Probleem zou kunnen zijn dat de organisatie waar zij werken en MS Teams gebruiken dit blokkeert. Vaak lijkt het dan of deze externe gasten moeten inloggen met een Fontys account. Oplossing hiervoor is ze uit te nodigen op een privé e-mailadres in plaats van hun werk e-mailadres.

    8. Moet ik iedere deelnemer handmatig toevoegen aan een vergadering of kan ik ook in Outlook de distributielijsten gebruiken?

    Ja dat kan, maar niet in MS Teams, wel in Outlook, volg deze stappen: Maak eerst een vergadering aan in MS Teams met één genodigde (bijvoorbeeld een collega) en verzend die. Ga vervolgens naar je Outlook Agenda, open daar de vergadering en nodig je deelnemers uit met behulp van de distributielijst. 

    9. Waar staat een opname van een bijeenkomst en kan iedereen die de link heeft deze opname zien? 

    Een opname van een les komt in Stream te staan. Ga naar 'office.com' en vervolgens naar 'Stream'. Klik op 'Mijn inhoud' en vervolgens 'Video's'. 

    Degene die de opname heeft gemaakt is de eigenaar van de opname. Alleen de eigenaar en de deelnemers aan de les kunnen de video bekijken. 

    Wil je de opname delen met deelnemers die niet aan de les hebben deelgenomen, dan moet de eigenaar hiervoor toestemming geven of de video downloaden. 

    De normale AVG-afspraken zijn ook hier van toepassing.

    10. Hoe kan ik het beste tekenen tijdens een MS Teams-vergadering?

    Hiervoor kun je het Microsoft Whiteboard gebruiken. Met MS Whiteboard kunnen deelnemers aan een MS Teams-vergadering gezamenlijk tekenen, schetsen en schrijven op een gedeeld digitaal canvas.

    Hoe open je MS Whiteboard? Als je in een MS Teams-vergadering of les zit, klik op het pictogram 'Delen'. In de sectie 'Whiteboard' kies voor 'Microsoft Whiteboard'.

    Meer informatie over MS Whiteboard vind je op de pagina van Microsoft.

    Als je als presentator alleen zelf wil tekenen kun je hier ook een andere tool voor gebruiken bv Paint en dan je scherm delen.

    I.p.v. Paint kun je ook MS Whiteboard als app buiten MS Teams openen en in deze tekenen. Whiteboard ondersteunt een Tekenpad perfect en Paint niet.

    11. Hoe kan ik het geluid van iedere deelnemer uitzetten, zodat er niet teveel geluiden storen tijdens mijn les? 

    Om te beginnen: maak aan het begin van een les duidelijke werkafspraken met de studenten, zoals: zet allemaal je microfoon uit. Daarmee ondervang je al veel.
    Maar jij kunt als organisator van de vergadering ook alle microfoons in een keer dempen. Daarvoor klik je in de werkbalk van de videovergadering (verschijnt als je met je muis over je beeldscherm gaat) op het knopje "Deelnemers weergeven". In het scherm dat dan rechts openklapt zie je bovenaan de optie 'Allen dempen'. Als je daarop klikt, zet je met één klik alle microfoons uit.

    12. Kan ik een extra camera aansluiten? Zo ja: hoe kan ik switchen van camera in MS Teams?

    Ja, het is mogelijk om een extra camera aan te sluiten, bijvoorbeeld een webcam.

    Switchen tussen twee camera's gaat via 'Apparaat instellingen'. Wanneer je in een overleg zit, klik in de menubalk op de drie puntjes. Een menu opent. Kies voor 'Apparaat instellingen'. Onder het kopje 'Camera' kun je de camera selecteren die je wilt laten zien. 

    Het menu 'Apparaat instellingen' is niet zichtbaar voor de deelnemers en kun je openlaten staan. Zo kun je gemakkelijk switchen tussen twee camera's tijdens je overleg of les.

    Als je videobelt en je hebt meerdere webcams dan komt er bij jouw eigen voorbeeldvideo een knop (als je er overheen beweegt) om te wisselen. Dat is nog sneller.

    13. Is het mogelijk om meerdere accounts in MS Teams te hebben?

    MS Teams ondersteunt wel meerdere organisatieruimten, daar kun je tussen switchen via je Profiel rechtsboven. Switchen tussen meerdere MS Teams-accounts kan alleen door je af te melden en opnieuw in te loggen met een ander account. Word je als Gast uitgenodigd met je standaardaccount, dan wordt de koppeling wel gemaakt en kun je rechtsboven switchen. Je neemt dan deel als gast aan een Team op uitnodiging, en dat vereist dus geen tweede account.

    14. Hoe moet ik MS Teams configureren op mijn MacBook? 

    Dat is vergelijkbaar met installeren op een Windows laptop. Ga naar portal.office.com. Log in met je Fontys-gegevens. Open MS Teams. Download MS Teams. Installeren met het wachtwoord van je MacBook of met je vingerafdruk. Aanmelden met je PCN@fontys.nl of PCN@student.fontys.nl. Je krijgt dan een Fontys inlogpagina waar je je Fontys wachtwoord invult. Je kunt dan werken met MS Teams. 

     

    15. Hoe stel ik alle leden op de hoogte van dit MS Teams team? Hoe nodig ik hen uit om lid te worden?

    Als je mensen toevoegt aan een team, krijgen ze een mail op hun Fontysmail. 
    Op https://fontys.nl/online/  staan twee instructievideo's die dit toelichten.

    16. Als ik een kanaal maak kan ik kiezen tussen een openbaar kanaal of een privékanaal. Wat is het verschil? Wat kan ik het beste gebruiken?

    Wanneer je een team aanmaakt en hier kanalen onder plaatst, zijn deze kanalen voor alle leden zichtbaar. De leden kunnen in alle kanalen een post plaatsen, bestanden uploaden en notities toevoegen. Maak je een privékanaal binnen het team, dan is dit kanaal alleen toegankelijk voor een beperkt aantal leden uit het team. De overige leden uit het team hebben geen toegang in dit kanaal. Je kiest voor een privékanaal als je een specifieke groep mensen wilt laten samenwerken binnen een grotere groep mensen, zonder dat je hiervoor een nieuw team hoeft aan te maken en beheren.

    17. Hoe kan ik in één keer de deelnemers van een team of kanaal uitnodigen zonder alle namen opnieuw in te tikken?

    Klik op 'Lid toevoegen' en typ vervolgens de naam van het team in. Klik op 'Toevoegen'. Alle deelnemers van dit team, zijn nu ook toegevoegd aan het nieuwe team. Je kunt alleen op teamniveau leden toevoegen aan een ander team. De leden van een specifiek kanaal kun je niet toevoegen aan een nieuw team of kanaal.

    18. Kan ik tijdens een vergadering met andere groepen of andere kanalen chatten?

    J​a dat kan. De linker knoppenbalk blijft steeds zichtbaar. Als je binnen een vergadering zit en je wilt naar een ander kanaal, klik je links weer op 'Teams'. Op dat moment wordt je vergadering klein gemaakt en blijft wel in beeld. Je kunt dan naar het andere kanaal om daar dan een chat te lezen of te plaatsen. Er kan maar één videochat tegelijk plaatsvinden. Krijg je een tweede binnen en je wilt die beantwoorden, dan wordt de eerste in de wacht geplaatst. Je kunt dus wisselen tussen twee videochats.

    19. Kunnen studenten ook video's via MS Teams inleveren? 

    Ja, dat kan. Als zij de video als een mp4-bestand hebben, kunnen zij deze uploaden als bestand. Het is wel de vraag of je dit moet willen. Als het een video is die als eindwerk van een opdracht moet worden ingeleverd, dan moet dat via de kanalen die daarvoor normaal gesproken ook voor gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld GradeWork.

    20. Ik werk nu thuis en wil niet dat mijn huis en/of huisgenoten in beeld komen tijdens een vergadering. Kan dit?

    Ja, dat kan. In het scherm van de vergadering zie je op de videochat-werkbalk drie puntjes. Klik hierop en klik op 'Achtergrond vervagen'. Nu ben je alleen zelf in beeld. 

    21. Wat is de beste manier om (grotere aantallen) deelnemers toe te voegen aan een team? Het één voor één ingeven van de namen of het werken met distributielijsten vanuit Outlook werkt niet heel handig, ook het sturen van een link niet.

    Laat iedere eigenaar van een team een code genereren [Team beheren, Instellingen, Teamcode] waarmee studenten toegang kunnen krijgen. Maak op een centrale plek een document aan waarin wordt vermeld wie er teameigenaar (docenten) zijn, om welke klas/les het gaat en wat de code is om toegang te krijgen tot het team. Zo raken studenten niet in de war en hebben ze op één plek een totaaloverzicht. Zie ook de instructievideo:
     Hoe maak ik als docent een vak/team aan en genereer ik een code .

    22. Ik ben lid van meerdere teams. Hoe kom ik vanuit het ene team in het andere terecht?

    Dubbelklikken op knop [Teams] in het linkermenu. Dan kom je weer op het overzicht met alle teams waar je lid van bent. 

    Om makkelijk te kunnen switchen tussen Teams kun je bij Instellingen (rechtsboven op het tandwieltje) kiezen voor 'Weergave wijzigen'. Kies voor' Lijstweergave'. 
    Dit heeft als voordeel dat je ook de kanalen van een Team waar je op dat moment veel mee werkt kunt uitvouwen.

    23. Hoe kan ik een vergadering in Outlook maken waarbij ik vergaderopties kan toevoegen? 

    Als je via Outlook een groep mensen uit wilt nodigen en je wilt vergaderopties toevoegen (zoals wie mag presenteren etc.) 

    • Maak éérst in MS Teams een vergadering en vul tijd, locatie etc. in.
    • Je moet wel minimaal één genodigde in het veld toevoegen (bijv. een mede-docent)  
    • Let op: geef ook het Team en kanaal aan waar de vergadering bijhoort. (Een privé kanaal kun je niet kiezen.)
    • Klik eerst op 'Verzenden'. 
    • Open dan je agenda in de linkerkolom. 
    • Dubbelklik op het agenda- item.  
    • In de uitnodiging is nu de link naar de vergadering ingevuld. 
    • In de grijze balk bovenaan het item staat nu: 'Vergaderopties' 
    • Daar vink je aan hoe je de vergadering wilt organiseren. 
    • Sluit het agenda-item en ga naar Outlook. 
    • De vergadering staat nu in je agenda en je kunt nu in Outlook de namen van studenten toevoegen en de uitnodiging verzenden aan de hele groep. 

    Instructievideo: Hoe start ik zonder Team een vergadering? 

    24. Wat doe je als de videoverbinding wegvalt tijdens een les?

    Wanneer de videoverbinding in MS Teams wegvalt, zorg dan dat je les ook te volgen is met alleen audio. Bijvoorbeeld door te zorgen dat de PDF van je presentatie ook op FontysConnect staat of in MS Teams, met op elke dia een nummer, zodat je kunt zeggen: "We gaan nu naar dia 4.".

    25. Ik heb een opname gemaakt in MS Teams en krijg een melding dat deze is opgeslagen in Stream maar kan deze nergens terugvinden.

    Het plaatsen van een opname in Stream kost drie keer zoveel tijd als de opname lang is. Een video van één uur duurt dus drie uur om beschikbaar te komen in Stream. Houd er rekening mee dat een opname maximaal vier uur lang mag zijn. Het advies is om lange sessies op te knippen in meerdere korte sessies van bijvoorbeeld één of twee uur. Deze sessies dien je afzonderlijk in te plannen in de agenda van MS Teams.

    26. Ik kan geen bericht plaatsen in een team. Ik krijg de melding ‘je bent gedempt’. Waar zit de instelling om dit aan te passen?

    De eigenaar van een team kan aangeven of studenten gedempt moeten worden in het team. Als ze gedempt zijn, dan kunnen ze geen berichten plaatsen. De instelling hiervoor staat onder Team beheren > Leden. Hier kan de eigenaar per student aangeven of deze gedempt moet worden of niet. Meer informatie vind je op de pagina van Microsoft: 

    https://support.office.com/nl-nl/article/opmerkingen-van-leerlingen-studenten-in-een-klas-team-dempen-a378de16-ffc0-420c-b08d-e17ec08e7c17?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

    Let op: deze optie zoals hier beschreven kan alleen in het type Classroom-team. Als er voor een ander type team is gekozen met je deelnemers kan het niet.

    27. Hoe kan ik het geluid bij een YouTube filmpje delen tijdens een meeting?

    Op de pagina Thuiswerken staat een korte handleiding om het systeemgeluid te delen met deelnemers van een meeting.

     

    28. Waar moet ik rekening mee houden bij het gebruik van foto's voor Online lessen? 

    Bij online lessen gelden dezelfde regels als bij fysieke lessen. Deze regels gelden overigens ook voor het gebruik van beeldmateriaal waar dan ook.  Op de website van het Fontys AuteursrechtInformatiepunt vind je meer over de wetgeving, de uitzonderingen voor het onderwijs én een aantal links naar websites voor 'gratis' beeldmateriaal voor je lessen. 
    Wil je je verder verdiepen in het beeldrecht, kijk dan eens op de website ‘Visuele Beeldrechten Nederland’: https://pictoright.nl/auteursrecht/ -

    29. Hoe kan ik in de Teams chat een vraag insluiten en daarop het antwoord sturen? 

    ​In de desktop app van Teams is het niet mogelijk de vraag of reactie van een ander in te sluiten in je antwoord. Dat kan alleen door het bericht te kopiëren in je eigen antwoord en eventueel cursief te maken. 
    In de mobiele app van Teams (via iPad of smartphone) is dit wel mogelijk:
    je veegt in de mobiele app de reactie naar rechts en die komt als een blokje in beeld. Typ je antwoord en het bericht wordt ingesloten. (Deze optie is vergelijkbaar met de optie in WhatsApp die bij velen bekend is) 

    30. Kan ik snel een poll maken in teams? 

    Ja dat kan door @Forms te typen in een nieuwe post, dan krijg je de optie om een vraag te stellen met maximaal 6 antwoord opties. Bijvoorbeeld: @Forms Welke kleur vindt u mooi? Rood, groen, geel, paars, blauw, oranje. Er moet wel bij gezegd dat het niet werkt in een privékanaal.

     

    31. Kan ik in Teams tijdens het videochatten ook een andere achtergrond kiezen? 

    ​Ja, dan kan sinds half april 2020. Klik tijdens de meeting op de ... puntjes op de werkbalk. 
    Kies voor Achtergrondeffecten weergeven Je kunt dan kiezen voor het vervagen van je bestaande achtergrond of een standaardfoto. Dit werkt overigens alleen in de Teams App, nog niet in de online versie van Teams via de browser. 
    Later wordt de mogelijkheid toegevoegd om een eigen achtergrondfoto te uploaden. Wil je daar niet op wachten, dan vind je hier een korte handleiding waar je je foto's kunt plaatsen zodat ze zichtbaar zijn bij de achtergronden in Teams:

    https://connect.fontys.nl/diensten/IT/handleidingen/Paginas/Handleiding-Thuiswerken.aspx#teamsachtergrond 

  • Overige Tools

    1. Camera werkt niet in Mijn Online Werkplek

    Klopt. Je kunt op de virtuele computer, (waar je op werkt via Mijn Online Werkplek), wel gebruik maken van de basisfaciliteiten van Skype of Teams. In die applicaties op Mijn Online werkplek is videovergaderen niet mogelijk. 

    2. Hoe moet ik Skype voor Bedrijven instellen?

    Op een Fontys laptop staat Skype voor Bedrijven al geïnstalleerd. Daar zijn geen extra instellingen voor nodig. Op een privé laptop kun je Skype voor Bedrijven installeren volgens de handleiding.

    3. Ik heb/ krijg geen Direct Access verbinding, wat moet ik doen?

    Geen Direct Access verbinding zie je vooral aan het feit dat je niet op de Fontys Portal komt (melding: pagina niet gevonden). Je hebt dan geen verbinding met Fontys Connect. Herstel de verbinding als volgt: zet je laptop uit, wacht twee minuten en start opnieuw op. De verbinding is dan weer hersteld. 

    https://connect.fontys.nl/diensten/IT/handleidingen/Paginas/Handleiding-Thuiswerken.aspx#portalconnect

    4. Welke online applicaties kan en mag ik inzetten?

    Ook hier geldt dat de afspraken binnen je instituut/opleiding leidend zijn. Tools die je in het fysieke klaslokaal gebruikt, kun je in principe ook online inzetten. Fontysbreed is het uitgangspunt: gebruik de standaardsystemen (zoals Fontys connect/ opleidingsportal, n@tschool, GradeWork etc.), alle Office 365 applicaties (dus liever Forms voor een quiz dan Kahoot of Socrative) en de programma's die aangeboden worden op het Fontys Applicatieportaal (bijv. MindJet Mindmanager voor mindmaps). Studenten kunnen wel opdrachten uitvoeren in eigen tools en zijn dan zelf verantwoordelijk voor zaken als AVG. 

    Voor meer informatie over welke tools je kunt en mag gebruiken zie:  

    https://connect.fontys.nl/diensten/IT/Paginas/Welke-tools-kun-je-gebruiken.aspx

    5. Welke tool moet ik gebruiken om mijn les vooraf op te nemen en beschikbaar te maken voor deelnemers?

    Het advies is om hier MS Teams voor te gebruiken en daarin een vergadering, met alleen jezelf als deelnemer, op te nemen. Mocht jouw instituut al gebruik maken van Mediasite, dan kan je via MyMediasite en de Mediasite Desktop Recorder colleges opnemen en deze doorzetten naar de Mediasite. Maakt jouw instituut geen gebruik van Mediasite, dan staan de colleges op jouw persoonlijke MyMediasite omgeving. We raden af om vanaf hier een opname te delen met studenten omdat de opname op je persoonlijke omgeving staat. Daarnaast zijn er per instituut/ opleiding tools in gebruik om filmpjes te maken zoals Camtasia en Apple iMovie. Als je een MP4 maakt van je les kun je deze delen via de gebruikelijke kanalen binnen de opleiding.

    6. Is Skype een alternatief voor MS Teams?

    Nee, niet voor het lesgeven of vergaderen met meerdere personen.  Skype voor Bedrijven kan door   medewerkers op een Fontyslaptop zoals normaal gebruikt worden voor chatten en bellen met een      collega. Voor online vergaderen en lesgeven is MS Teams de beste keuze.  

    7. De camera werkt niet in Skype of MS Teams maar wel ergens anders...

    De beste oplossing is om in ‘Apparaatbeheer’ de camera plus besturingsprogramma te verwijderen. Selecteer de camera en klik op de optie: Installatie ongedaan maken. 
    Daarna moet je de laptop/ computer opnieuw opstarten en de camera werkt weer. 

    Voor uitgebreide instructie met afbeeldingen, zie de pagina: Thuiswerken. https://connect.fontys.nl/diensten/it/handleidingen/paginas/handleiding-thuiswerken.aspx

    8. Mymediasite wordt niet meer ondersteund op de Mac die up-to-date is (De screenrecorder is 32 bits)

    De leverancier heeft een betaversie in de Mac Appstore geplaatst. Deze werkt met de laatste versie van MacOS Catalina.  Je kunt deze vinden onder de naam 'Mediasite Capture'.

    9. Hoe moet ik Mijn Online Werkplek instellen?

    ​Bij de IT Handleidingen (fontys.nl/allesoverict) in de rubriek 'Werkplek' vind je een uitgebreide handleiding. 
    De korte versie is: 

    1. Download de Citrix Workspace app.
    2. Ga met de Verkenner naar deze download (CitrixWorkspaceApp.exe), rechtermuisknop daarop, selecteer 'Als administrator uitvoeren'.​
    3. Klik op 'Add account' en vul in: https://cag.fontys.nl.
    4. Log in met je Fontys account. De Username is je Fontys gebruikersnaam pcn@student.fontys.nl of pcn@fontys.nl, het Password is je Fontys wachtwoord.
    5. Klik op de knop 'Log on'.
    6. Het inloggen kan de eerste keer wat langer duren.
    7. Klik op het Windows 10 icoon en je Mijn Online Werkplek start.

    10. Kan en mag ik ‘Zoom’ gebruiken voor onderwijsbijeenkomsten?

    Nee, 'Zoom' mag niet meer gebruikt worden, deze applicatie is niet veilig. 

    Op advies van de Concern Information Security Officer, heeft het CvB besloten om ook voor Fontys een ‘no go’ voor Zoom af te geven. Het is daarom per direct verboden om Zoom binnen Fontys te gebruiken. Voor videocommunicatie wordt iedereen verzocht om gebruik te maken van MS Teams of Skype

  • Eerste Hulp Bij Online Onderwijs

    1.Waar kan ik filmpjes/ handleidingen vinden? 

    Hiervoor kun je terecht op Fontys.nl/online. Deze pagina wordt continu geactualiseerd.

    2. Wat moet ik doen als applicaties als MS Teams, de Fontys portal of Natschool niet te benaderen zijn? 

    Het algemene advies bij connectieproblemen is: zet je laptop uit, wacht twee minuten en start opnieuw op. Het kan ook zijn dat je wifi-verbinding is uitgevallen. Controleer dat en maak indien nodig opnieuw verbinding. Werkt een applicatie nog niet? Neem dan contact op met de IT Servicedesk via 08850-77777 of it-servicedesk@fontys.nl

    3. Waar kan ik om hulp vragen als er tijdens mijn bijeenkomst iets misgaat in MS Teams? (telefoonnummer/ e-mailadres?) 

    Als je een acuut probleem hebt tijdens een bijeenkomst kun je hiervoor bellen met 08850-77777. Houd er wel rekening mee dat het daar erg druk kan zijn. Is het probleem iets minder urgent mail dan naar IT-servicedesk@fontys.nl

    4. Waar vind ik, juist in deze tijden, extra hulp bij mijn studie?

    Op https://fontys.nl/fontyshelpt

  • Professionalisering

    1. Waar vind ik instructie vanuit Microsoft over Teams als ik me wil inlezen?

    Microsoft heeft een flinke selectie trainingsvideo’s beschikbaar via de eigen website van Microsoft.

  • Overig

    1. Is MS Teams veilig om voor mijn bijeenkomsten te gebruiken?

    ​​Ja. MS Teams maakt deel uit van het standaardpakket Office 365 en wordt Fontysbreed ondersteund.

    2. Wanneer heb ik een eenmalige online bijeenkomst of wanneer maak ik een team aan?

    Dat is vooral afhankelijk van de afspraken en keuzes binnen je instituut/ opleiding: werken jullie zoveel mogelijk vanuit de bestaande online omgeving en wil je daarop aansluitend een online bijeenkomst organiseren of wil je je onderwijs organiseren met MS Teams als basis.  

    3. Zijn er vanuit Dienst IT camera’s/ headsets/ iPad's etc. beschikbaar om mee te nemen naar huis i.v.m. online lesgeven met MS Teams? 

    Op dit moment zijn er geen mogelijkheden om materialen op te halen. Wellicht zijn hierover binnen jouw instituut/ opleiding andere afspraken gemaakt. 

     

    4. Mag ik mijn bijeenkomst / les zomaar opnemen? Of moet ik daarvoor iedereen om toestemming vragen?

    Er leven op dit moment veel vragen m.b.t. opname van lesmateriaal en/of toetsen, ook omdat bijvoorbeeld MS Teams dit mogelijk maakt. Het is goed om daarover samen afspraken te maken, over hoe we hier als Fontys mee om gaan. De AVG vindt hier ook wat van, hieronder de principes. 

    1. geen heimelijke opnames

    Als we iets willen opnemen dan doen we dat niet stiekem. We zijn transparant over wat we doen en als we iets willen opnemen dan spreken we dit af voordat een vergadering, les of toets begint. 

    2. als we iets opnemen hebben we daarbij een duidelijk doel voor ogen, dat we vastleggen.

    We gaan niet zo maar dingen opnemen, voor het geval het misschien later eventueel handig is. We denken hierover na, leggen dit vast in een document (inclusief waarom we dat doen) en communiceren daarover. Ook een Medezeggenschapsraad mag hier iets van vinden. 

    3. We kiezen daarbij de meest privacy-vriendelijke oplossing

    We nemen alleen iets op als dit noodzakelijk is voor het doel wat we gesteld hebben en alleen als we geen privacy-vriendelijkere manier hebben kunnen bedenken. Een voorbeeld van het opnemen van een privacy-vriendelijke les zou bijvoorbeeld kunnen zijn: afspreken met de studenten om hun microfoon en beeld uit te zetten, alleen op te nemen als je als docent aan het woord bent en diegene die niet opgenomen willen worden de kans geven vragen te stellen nadat de opname is gestopt. 

    Voor toetsen zal er ook identificatie moeten plaatsvinden. Dat kun je doen door online het ID te laten zien aan een beperkte groep (de assessoren). Neem deze identificatie niet op, het is voldoende om op een formulier aan te geven dat dit is gebeurd.4. Wij doen aan data minimalisatie

    Wij slaan niet meer persoonsgegevens op dan noodzakelijk is, wij nemen dus ook niet meer op dan noodzakelijk is. Het is ook fijn om afspraken te maken studenten om niet iedere student te laten opnemen, maar om dit centraal te doen als de studenten dit nodig hebben voor het onderwijs (1x opslag= data minimalisatie). 

    4. Toestemming vragen van een student is een moeilijke basis

    Er wordt veel gevraagd: "als ik toestemming krijg van mijn studenten, mag ik dan opnemen?" Onder de AVG moet toestemming vrijelijk gegeven worden en tussen de docent en de student is er een machtsverhouding, hoe goed de verhoudingen vaak ook zijn. Toestemming is daardoor niet veel waard, zeker niet vlak voor het afnemen van bijvoorbeeld een toets. Vraag daarom niet om toestemming. 

    Opnemen doen we in het kader van gerechtvaardigd belang, zoals het in de AVG heet, dus omdat het voor ons onderwijs noodzakelijk is. Het tegengaan van fraude mag daarbij uitdrukkelijk ook als noodzakelijk worden gezien. Daarbij kan een student of docent dus ook niet weigeren (bij toestemming kan dat wel). Als een student of docent bezwaar heeft dan worden de privacybelangen per individu afgewogen bijvoorbeeld door de examencommissie of door het MT.

     

    5. Hoe kunnen medewerkers gebruikmaken van de opnamefaciliteiten in de gebouwen R3 en P8?

    Gebouw P8, campus Stappegoor in Tilburg

    Het gebouw is open voor het gebruik van de opnamestudio.  

    Procedure: 

    • De beheerder van de studio in P8 is Peer van Sprang; neem contact met hem op als je gebruik wilt maken van de opnamestudio via p.vansprang@fontys.nl of 08850 72489.
    • De studio is alleen op afspraak te gebruiken en in aanwezigheid van de beheerder.
    • Peer van Sprang ondersteunt bij het gebruik van de studio.
    • Peer van Sprang heeft tussen 8.00 -17.00 uur toegang tot gebouw P8 om te ondersteunen in het gebruik van de studio; hij komt op het afgesproken tijdstip naar het gebouw toe.
    • Peer van Sprang geeft aan de facility managers van Stappegoor (Simon Bergmans, assistent facility manager, via s.bergmans@fontys.nlen Roderick Buikema, facility manager, via r.buikema@fontys.nl) door wie er op welk tijdstip toegang moet krijgen tot P8.
    • Peer van Sprang is bekend bij de facility managers van Stappegoor (Simon Bergmans en Roderick Buikema) als beheerder van de studio in P8. 

    Gebouw R3, campus Rachelsmolen in Eindhoven

    Gebouw R3 is open voor gebruik van MediaSite in collegezaal R3. 

     Procedure: 

    • Medewerkers kunnen tussen 8.00 – 17.00 uur toegang krijgen tot gebouw R3; zij krijgen toegang tot de betreffende collegezaal met MediaSite. Deze voorziening kan ook gebruikt worden door mensen die daarmee al eens in ander gebouw hebben gewerkt.
    • Medewerkers dienen zich - om toegang te krijgen - van tevoren aan te melden bij de facility managers van Rachelsmolen (Niels Kuijpers, assistent facility manager via n.kuijpers@fontys.nl en Desiree Hendrix, facility manager, via d.hendrix@fontys.nl).
    • Voor inhoudelijke vragen kan contact opgenomen worden met beheerder Marcel Heling (m.heling@fontys.nl of 08850 78180). 

    6. Hoe zit het met mijn foto en thumbnails in Teams in relatie tot de AVG?

    ​Voor MS Teams gelden de algemeen geldende AVG-regels voor Software-applicaties. MS Teams is een door Fontys goedgekeurde applicatie, de AVG is hierin goed toegepast. Voor het gebruik van foto's en thumbnails geldt verder de wetgeving voor auteursrecht en beeldrecht. Meer daarover vind je op het Fontys AuteursrechtInformatiepunt.  Wil je je pasfoto niet in MS Teams tonen? Dan kun je die weghalen. Je bent dan minder herkenbaar omdat alleen je initialen zichtbaar zijn. (klik op je pasfoto rechtsboven, klik op 'Afbeelding wijzigen', klik op 'afbeelding verwijderen').