Privacybeleid

Studievereniging Socialis neemt je privacy zeer serieus en zal informatie over jou, de betrokkene, op een veilige manier verwerken en gebruiken. In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij verwerken, en met welk doel we dat doen. Daarnaast kun je in deze privacyverklaring lezen over je rechten met betrekking tot onze verwerking van je persoonsgegevens. We raden je aan deze privacyverklaring aandachtig door te lezen. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met svsocialis@fontys.nl

1. Algemene bepalingen

1.1 Socialis is de studievereniging verbonden aan de opleiding Sociale Studies, die hoort bij de Fontys Hogeschool in Eindhoven.

1.2 Dit Privacybeleid is aanvullend op de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.

1.3 Een wijziging in het Privacybeleid kan alleen gebeuren door de Algemene Ledenvergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar een wijziging van het Privacybeleid zal worden voorgesteld.

1.4 Het woordelijke voorstel tot wijziging van het Privacybeleid moet ten minste veertien dagen voor de Algemene Ledenvergadering ter inzage liggen voor de leden. Het voorstel tot wijziging wordt kenbaar gemaakt bij de oproep voor de Algemene Ledenvergadering.

2.  Persoonsgegevens

2.1 Iemand die zich inschrijft via het online inschrijfformulier bij studievereniging Socialis, gaat ermee akkoord dat de onderstaande gegevens van hem of haar bewaard worden door studievereniging Socialis totdat het lidmaatschap bij studievereniging Socialis is stopgezet. Voor uitzonderingen, zie punt 5 en punt 7.

·         Voor- en achternaam: De voor- en achternaam van een lid zijn noodzakelijk zodat het studentnummer hieraan gekoppeld kan worden, aangezien er meerdere leden kunnen zijn met dezelfde voor- en achternaam. Ook is het noodzakelijk om iemand persoonlijk te kunnen aanspreken als lid;

·         Studentnummer: Het studentnummer van een lid is noodzakelijk om met mensen met dezelfde voor- / achternaam niet met elkaar te verwarren en zodat er gecontroleerd kan worden of een student ingeschreven staat bij de opleiding Sociale Studies. Het studentnummer wordt hiervoor gebruikt, omdat dit het meest unieke gegeven van een student is, dat gedurende zijn/haar studieloopbaan hetzelfde blijft;

·         PCN nummer: het PCN nummer is een extra controle nummer in de ledenadministratie van studievereniging Socialis;

·         Adres: Het adres van een lid is noodzakelijk, zodat verenigingspost en eventuele kaartjes naar de leden verstuurd kunnen worden;

·         E-mailadres: Het e-mailadres van een lid is noodzakelijk voor het versturen van informatie over activiteiten, uitnodigingen voor de Algemene Ledenvergaderingen en andere mededelingen. Het versturen van dergelijke documenten via de email is minder arbeidsintensief dan via de post;

·         Telefoonnummer: Het telefoonnummer van een lid is noodzakelijk om zo snel mogelijk contact op te kunnen nemen met leden, zoals wanneer zij op de wachtlijst staan voor een activiteit waarbij een plek vrij is gekomen;

·         Leerjaar: Het leerjaar van een lid is noodzakelijk om bij te houden wanneer iemand afgestudeerd zou moeten zijn. Hierdoor kan het ledenbestand actueel gehouden worden, waardoor persoonsgegevens niet onnodig bewaard hoeven te blijven. Voor meer informatie over de persoonsgegevens die bewaard worden, zie punt 4. Daarnaast kan de secretaris hierdoor inzicht verkrijgen in het moment waarop oud-leden benaderd moeten worden voor toevoeging aan het alumnibestand van studievereniging Socialis. Voor meer informatie over de bewaring van persoonsgegevens alumnileden, zie punt 6;

·         Geboortedatum: De geboortedatum van een lid is noodzakelijk om te controleren of een lid achttien jaar of ouder is bij activiteiten waar alcohol wordt geschonken. Daarnaast is het door middel van de geboortedatum mogelijk om verjaardagskaartjes te versturen naar leden om zo de binding tussen de vereniging en haar leden te versterken;

·         Pasfoto: De pasfoto van een student is noodzakelijk om het gezicht aan een naam te kunnen koppelen. Dit is voor het bestuur om iemand gemakkelijk aan te kunnen spreken waar nodig.

3. Delen en gebruik van persoonsgegevens

3.1 Iemand die zich via het online inschrijfformulier inschrijft bij studievereniging Socialis, gaat ermee akkoord dat zijn of haar persoonsgegevens, genoemd onder punt 2, gebruikt en/of gedeeld worden door studievereniging Socialis, zoals genoemd in onderstaande situaties:

·         Persoonsgegevens worden alleen met derden of leden van studievereniging Socialis gedeeld, wanneer het desbetreffende lid hier expliciet toestemming voor geeft;

·         Studievereniging Socialis mag de voor- en achternaam en het telefoonnummer van leden aan commissieleden. Dit zal uitsluitend als doel hebben de leden te benaderen voor vragen of mededelingen.

·         Een mail naar alle leden, zal altijd via de BBC gestuurd worden. Hierdoor blijven de e-mailadressen geheim en voorkomen we spam.

4. Bewaring van persoonsgegevens

4.1. De persoonsgegevens van leden worden in een beveiligd domein van Fontys Hogeschool bewaard.

5. Beeldmateriaal

5.1 Iemand die zich via het online inschrijfformulier inschrijft bij studievereniging Socialis, gaat ermee akkoord dat aan studievereniging Socialis gerelateerd beeldmateriaal ten behoeve van de vereniging zowel online, zoals op sociale media, als offline gebruikt mogen worden.
Tegen beeldmateriaal die niet gebruikt mogen worden, dient door leden binnen vier weken na het plaatsen van deze foto’s bezwaar gemaakt te worden door een e-mail te sturen naar svsocialis@fontys.nl. Deze foto’s moeten ten alle tijde verwijderd worden wanneer bezwaar van leden kenbaar is gemaakt. Ook kunnen derden, waaronder oud-leden, die deelgenomen hebben aan een activiteit van studievereniging Socialis op dezelfde manier bezwaar maken tegen beeldmateriaal. 5.2 Het is belangrijk dat leden tijdens het event zich melden bij de fotograaf/cameraman als ze niet op beeld willen, zodat zij hier tijdens opnames rekening mee kunnen houden.

6. Alumni

6.1 Uitsluitend de volgende persoonsgegevens worden door studievereniging Socialis bewaard, om contact op te kunnen nemen met alumnileden: - Voor- en achternaam: De voor- en achternaam van alumni leden zijn noodzakelijk om hen in het alumnibestand te kunnen identificeren; - E-mailadres: Het e-mailadres van een alumni lid is noodzakelijk om alumnileden te kunnen benaderen voor activiteiten georganiseerd voor en door alumnileden.

6.2 Persoonsgegevens van alumnileden in het alumnibestand van studievereniging Socialis worden bewaard totdat een alumni lid zich uitschrijft uit het bestand. De persoonsgegevens van alumnileden genoemd in punt 6.1 worden uit het alumnibestand verwijderd, indien alumnileden hun verzoek tot uitschrijving uit dit bestand e-mailen naar svsocialis@fontys.nl.

8. Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Studievereniging Socialis heeft gegevens over jou in bezit, omdat je hier door het inschrijven als lid toestemming voor hebt verleend.

9. Wat zijn jouw rechten?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage
Je kunt je eigen (persoons)gegevens altijd bekijken en zo nodig wijzigen. Als je de persoonsgegevens wilt zien die bij studievereniging Socialis over je zijn vastgelegd, kun je een verzoek tot inzage doen.

Wijzigen
Als je veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die je hebt gezien naar aanleiding van een inzageverzoek, kun je een verzoek hiertoe doen bij studievereniging Socialis. Je kunt verzoeken dat studievereniging Socialis je gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt.

Beperken van de verwerking
Je hebt daarnaast, onder voorwaarden, het recht om van studievereniging Socialis de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen.

Bezwaar maken
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van studievereniging Socialis of een derde plaatsvindt, heb je het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht
Je hebt het recht je persoonsgegevens van studievereniging Socialis te verkrijgen. Studievereniging Socialis zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kun je je gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken
Telkens wanneer de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking je toestemming heeft gekregen, heb je het recht die toestemming (weer) in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat studievereniging Socialis je daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door studievereniging Socialis
Een verzoek kan verstuurd worden naar svsocialis@fontys.nl. Studievereniging Socialis zal je verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat studievereniging Socialis een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien studievereniging Socialis je verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Ontvangers van de persoonsgegevens
Het kan zijn dat studievereniging Socialis verplicht is je gegevens te verstrekken aan een derde partij, bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting.

10. Waar kan je terecht met klachten en vragen?

Mocht je nog vragen hebben over de privacyverklaring en de wijze waarop studievereniging Socialis je gegevens gebruikt, dan kun je een e-mail sturen naar svsocialis@fontys.nl

Ook als je een klacht hebt over de manier waarop studievereniging Socialis jouw gegevens verwerkt, kun je een e-mail sturen naar svsocialis@fontys.nl

Daarnaast kan je ook altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit persoonsgegevens.