Dossier aanleggen
Het is van groot belang dat Fontys kan onderbouwen en motiveren waarom zij tot bepaalde keuzes is gekomen. Daarbij moeten leveranciers op gelijke wijze behandeld worden en dienen ze allen dezelfde informatie krijgen. De wet verbiedt uitdrukkelijk té hoge eisen te stellen aan leveranciers, waardoor bij voorbaat gegadigden (met name het MKB) buitenspel staan. Verantwoording betekent dat ook voor inkopen onder de aanbestedingsgrens een dossier wordt samengesteld.
Inhoud dossier
Het dossier dient in ieder geval de volgende informatie te bevatten:
- Naam/ telefoonnummer/ mailadres van de verantwoordelijke binnen de Dienst / het Instituut.
- Onderwerp van aankoop mét onderbouwing dat het niet onder een reeds bestaande overeenkomst valt (voor veel inkooppakketten heeft Fontys al raamovereenkomsten)
- Waarom is gekozen voor een enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbesteding (drie of meer offertes)?
Meervoudig onderhands
In geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding (drie of meer offertes) bevat het dossier een verslag van proces dat is doorlopen met relevante documenten zoals:
- Waarom is voor deze leveranciers gekozen?
- De offerteaanvraag
- Vragen die door leveranciers gesteld zijn en de daarop gegeven antwoorden
- De ontvangen offertes
- De namen van beoordelaars
- De inhoudelijke beoordeling
- De gemotiveerde terugkoppeling aan leveranciers over wie de opdracht heeft gekregen en wie niet.
- De getekende overeenkomst/opdrachtbevestiging
Hulp nodig?
Medewerkers die hier nog geen ervaring mee hebben en hulp nodig hebben kunnen zich altijd tot het inkoopcentrum wenden!
Contact: inkoop@fontys.nl