Inkoopprocedure

Keuze van procedure

Bij de inkoop van goederen of diensten geldt de volgende werkwijze:

  • bestaat er voor dit product of deze dienst al een Fontys (raam-)overeenkomst? Zo ja, dan wordt daar gebruik van gemaakt;
  • Zo niet, dan gelden de volgende afspraken (LET OP: voor alle bedragen hieronder geldt: contractwaarde, dus meerdere gelijksoortige bestellingen optellen, geldt als één inkooppakket!)
  • gaat het over een bedrag > € 10.000,- meld dit voornemen tot aankoop bij het inkooploket;
  • bij een positief advies van het inkooploket gelden de volgende afspraken:
  • gaat het over een bedrag (contractwaarde) tot € 20.000, dan kan deze inkoop afgehandeld worden via het vragen van één offerte;
  • gaat het over een bedrag (contractwaarde) tussen € 20.000 en € 50.000, dan worden drie of meer offertes aangevraagd;
  • gaat het over een bedrag (contractwaarde) > € 50.000, dan wordt in overleg met het inkoopcentrum bekeken welke procedure in dat concrete geval het meest van toepassing is;
  • voor bedragen met een contractwaarde groter dan € 214.000 wordt altijd de procedure van Europese aanbesteding gevolgd onder procesverantwoordelijkheid van het inkoopcentrum;
  • in geval van de wens tot afwijken op deze regel altijd vooraf contact opnemen met het inkoopcentrum
  • Alle bedragen exclusief BTW.

Dossier aanleggen

Voor inkopen die niet onder de Fontysbrede contracten vallen is het verplicht een dossier aan te leggen, waarin het verloop van het inkooptraject is vastgelegd.

Factuurvoorwaarden

Facturen dienen te voldoen aan bepaalde factuurvoorwaarden.

  • Dossier aanleggen

    Het is van groot belang dat Fontys kan onderbouwen en motiveren waarom zij tot bepaalde keuzes is gekomen. Daarbij moeten leveranciers op gelijke wijze behandeld worden en dienen ze allen dezelfde informatie krijgen. De wet verbiedt uitdrukkelijk té hoge eisen te stellen aan leveranciers, waardoor bij voorbaat gegadigden (met name het MKB) buitenspel staan. Verantwoording betekent dat ook voor inkopen onder de aanbestedingsgrens een dossier wordt samengesteld.

    Inhoud dossier

    Het dossier dient in ieder geval de volgende informatie te bevatten:

    • Naam/ telefoonnummer/ mailadres van de verantwoordelijke binnen de Dienst / het Instituut.
    • Onderwerp van aankoop mét onderbouwing dat het niet onder een reeds bestaande overeenkomst valt (voor veel inkooppakketten heeft Fontys al raamovereenkomsten)
    • Waarom is gekozen voor een enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbesteding (drie of meer offertes)?

    Meervoudig onderhands

    In geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding (drie of meer offertes) bevat het dossier een verslag van proces dat is doorlopen met relevante documenten zoals:

    • Waarom is voor deze leveranciers gekozen?
    • De offerteaanvraag
    • Vragen die door leveranciers gesteld zijn en de daarop gegeven antwoorden
    • De ontvangen offertes
    • De namen van beoordelaars
    • De inhoudelijke beoordeling
    • De gemotiveerde terugkoppeling aan leveranciers over wie de opdracht heeft gekregen en wie niet.
    • De getekende overeenkomst/opdrachtbevestiging

    Hulp nodig?

    Medewerkers die hier nog geen ervaring mee hebben en hulp nodig hebben kunnen zich altijd tot het inkoopcentrum wenden!
    Contact: inkoop@fontys.nl

  • Klachten aanbestedingen

    In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen aanbestedende dienst (Fontys) en ondernemers / inschrijvers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt. Samen met de nieuwe Aanbestedingswet 2012 heeft het ministerie dan ook een standaard klachtenregeling geïntroduceerd met betrekking tot klachten rond aanbestedingen (ongeacht Europees, nationaal openbaar of meervoudig onderhands).

    Klachtenmeldpunt aanbestedingen

    Fontys heeft ter invulling van deze klachtenregeling een klachtenmeldpunt ingesteld bij het team Juridische Zaken. Het meldpunt is bereikbaar via kmpa@fontys.nl.
    Klachten over zaken, die niet eerst als vraag gedeponeerd zijn in het kader van de Nota van Inlichtingen, worden door het klachtenloket NIET in behandeling genomen.

    Een indiener van een klacht ontvangt (tijdens reguliere kantoortijden) binnen 48uur een bevestiging van de ontvangst van zijn/haar klacht. Een inhoudelijke reactie op de klacht zal binnen redelijke termijn plaatsvinden. Het formuleren van een reactie op de klacht is uiteraard sterk afhankelijk van de complexiteit van de klacht, maar zal alleszins zo spoedig mogelijk plaatsvinden.

    Indien de klacht afgewezen wordt, zal dit onderbouwd plaatsvinden. Indien de klacht gehonoreerd wordt zal dat per definitie gevolgen hebben voor de aanbesteding en aan alle potentiële inschrijvers gecommuniceerd worden.

  • Inkopen van (bouw-)werken
    Bij de inkoop van (bouw-) werken gaat het in de regel om grote bedragen. Binnen Fontys is de dienst Huisvesting en Facilitaire zaken pakketeigenaar als het gaat om werken (verbouwing en nieuwbouw).

    Zoals voorgeschreven in de Aanbestedingswet 2012 past Fontys bij werken onder de drempel voor Europees aanbesteden (€ 5.350.000) het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) toe. Indien er reden is om hiervan af te wijken, gebeurt dat in overleg met het Inkoopcentrum.

    Het ARW 2016 geeft een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop een meervoudig onderhandse aanbestedingen doorlopen dienen te worden. Hierbij worden ook formats voorgeschreven.
  • Hoofdlijnen aanbestedingswet

    Het Inkoopcentrum is steeds direct betrokken bij nationale en Europese aanbestedingen. Met de Aanbestedingswet 2012 is het nog belangrijker geworden dat Fontys kan onderbouwen en motiveren waarom zij tot bepaalde keuzes is gekomen. Deze keuzes gelden in principe óók voor meervoudig onderhandse aanbestedingen.

    Highlights van de wet

    - Voor alle eisen, voorwaarden en criteria die aan ondernemers worden gesteld maar ook voor de keuze van de aanbestedingsprocedure geldt dat zij in redelijke verhouding moeten staan tot de opdracht. De wet wijst de Gids Proportionaliteit aan als leidraad voor alle aanbestedende organisatie;
    - Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Een opdracht moet indien mogelijk worden opgedeeld in meerdere percelen.
    - Fontys is verplicht te gunnen op het criterium Beste Prijs Kwaliteit Verhouding. In de meeste gevallen is het sowieso al niet verstandig om alleen naar de prijs te kijken bij het gunnen van een opdracht. In die gevallen waarin echt geen andere (zinvolle) criteria gehanteerd kunnen worden en prijs écht het enige criterium is, wordt dit in de stukken gemotiveerd;
    - Fontys moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. Dat is een breed begrip, en kan dus meer betekenen dan alleen "zorgen dat belastingcenten goed besteed worden";
    - Fontys zorgt er in haar aanbestedingstrajecten voor, dat de administratieve lasten voor de offerende leverancier(s) zoveel mogelijk worden beperkt.

    Voor alles geldt: comply or explain, oftewel als je van de regel afwijkt moet je kunnen onderbouwen waarom je het doet.