Mailchimp

Stap voor stap: mailing versturen

Dag collega,

Wat fijn dat jij met mailings aan de slag gaat. We hebben geprobeerd alles zo duidelijk mogelijk klaar te zetten. Op deze pagina vind je een stappenplan wat je kunt doorlopen om je mailing te versturen. Als je nog geen training CRM Next + MailChimp hebt gevolgd, raden we je aan dat wel te doen. Meld je aan voor een training.

Wil je liever de stap voor stap instructievideo's bekijken voor het versturen van een mailing? Ga dan naar de pagina met de instructievideo's.

Belangrijk om te onthouden:

  • Verstuur je mailing met behulp van een mailgroep in CRM Next (of via Data-upload Intern wanneer het medewerkers of studenten betreft). Als het echt niet anders kan, kun je gebruik maken van een data-upload.

  • Zet tracking alleen aan bij externe doelgroepen. Nooit bij interne.

    Stap 2a, 2b en 2c vertellen hoe je een mailgroep gebruikt, een data-upload of data-upload intern. Bekijk het stroomdiagram 'Hoe verzend ik mijn mailcampagne?' om te zien welke manier geschikt is voor jouw mailing.

Sfeerafbeelding Fontys

Meer informatie

Bekijk de instructievideo's
Neem contact op
  • Log in in MailChimp.
  • Scroll omlaag naar 'Content'.
  • Ga naar 'E-mail Templates'
  • Kies de folder Basis Templates
  • Kies een geschikte template om te kopiëren en bewerken.
  • Klik op het pijltje en kies 'Replicate'.
  • Klik links boven op 'Rename' en geef je template duidelijk herkenbare naam. Gebruik dit format voor een mailcampagne vanuit een instituut: Afkorting instituutsnaam_opleiding_doelgroep_wat_datum (bijvoorbeeld FFA_Muziek_alumni_uitnodigingOD_20250122 ) en dit format voor vanuit een dienst: Dienstafkorting_doelgroep_wat_datum (bijvoorbeeld MCP_Pro_uitnodigingOA_20250122).
  • Klik rechts beneden op 'Save and exit'.
  • In het overzicht van templates waar je nu komt: selecteer jouw net gekopieerde template met een vinkje in de checkbox
  • Kies in het dropdownmenu 'Move to' de map van jouw instituut of dienst.
  • Klik op 'Edit' om je template aan te passen. Pas de template aan zoals jij je e-mail wilt hebben.
  • Als er een button/link naar een aanmeldformulier in je mailing zit, voeg dan de GUID-code toe aan de link.
  • Tevreden? Klik op 'Save and Exit'.

Als je gebruikt maakt van een basisselectie (mailgroep) in CRM, ga dan verder bij stap 2a. Sla dan 2b over.

Als je gebruik maakt van het importsjabloon, ga dan verder bij stap 2b. Sla dan 2a over.

  • Kies voor 'Actielijst’.
  • Kies voor 'Mailgroepen - doelgroep die je wilt mailen.
  • Klik op 'Veranderen', dan 2x 'Verder'.
  • Parameters invullen.
  • Kies 'Verder'.
  • Kies 'Bewaren'.
  • Je ziet een overzicht van de personen in je selectie.
  • Klik op button 'Send to MailChimp'.
  • Download het importsjabloon.
  • Vul het importsjabloon met de gewenste data (zie ook de instructie in het tweede tabblad van het importsjabloon)
  • Ga naar CRM. Klik op het poppetje rechtsboven .
  • Kies 'Administration'.
  • Kies 'Data management'.
  • Kies 'Data upload'.
  • Kies je importsjabloon en vul de beschrijving (verplicht) in.
  • Klik op 'Bewaren'.
  • Klik op 'Start import Data'. (Belangrijk: verlaat het uploadscherm niet, totdat het uploaden gereed is. Een nieuw browservenster openen is geen probleem)
  • Klik op 'Mailgroepen'.
  • Ga verder met de knop 'Send to MailChimp' rechts

    Ga naar CRM. Klik op het poppetje rechtsboven .

    Kies 'Administration'.

    Kies 'Data management'.

    Kies 'Data Upload Intern'.

    Klik ‘Nieuw’.

    Kies bij ‘Type nummer’ of het een lijst is met medewerker- of studentnummers.

    Plak in ‘Lijst met nummers’ de lijst. Dit kun je kopiëren uit Excel of een ander bestand. Bij medewerkers: gebruik medewerkernummers, géén PCN.

    Geef bij ‘Omschrijving’ lijst je bestand een naam.

    Klik op ‘Bewaren’.

    Klik op ‘Send to Mailchimp’.

    Klik op ‘Nieuwe campagne’.

    • Kies 'Verder'.
    • Je komt in het Campagnescherm.
    • Maak een nieuwe campagne aan, klik op 'Nieuw'.
    • Als je je verzendlijst ziet staan in het gele lint bovenin, wacht dan voordat je verder gaat. Refresh het venster om te kijken of het weg is.
    • Vul campagnenaam, afzender en template in.
    • Kies je segment = je doelgroep. Klik op het blauwe pijltje en klik 'Zoeken'. Zoek op de datum van vandaag en controleer goed of je het juiste segment kiest.
    • Vul je onderwerpregel in (deze kun je alleen hier vullen).
    • Vink eventueel de tracking opties aan onderin. Belangrijk: alleen bij externe doelgroepen.
    • Klik op 'Bewaren'.
    • Klik op je gemaakte campagne.
    • Klik op 'Aanpassen e-mail'.
    • Je komt nu in bij MailChimp en ziet dan je gekozen template in MailChimp.
    • Controleer je e-mail.
    • Controleer de links.
    • Klik op 'Preview and test' om een testmail te sturen naar jezelf. Doe dit altijd. (Nb. het klopt dat de links in deze testmail niet werken)
    • Controleer of de variabele velden goed werken.
    • Sla tussentijds op (dit gebeurt ook automatisch).
    • Klik op x bovenin. Je komt dan weer in CRM.
    • Klik dan op '1) controleer en 2) verstuur e-mail'.
    • Preview e-mail: bekijk hier nogmaals je e-mail.
    • Om te verzenden: klik op 'deze e-mail campagne versturen'.